房地產(chǎn)檔案管理
2017-08-29 08:42:32 點(diǎn)擊：
一、房產(chǎn)檔案管理的意義
房產(chǎn)檔案是政府職能部門(mén)依照仲華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律規(guī)定，代表國(guó)家管理房地產(chǎn)在所有權(quán)及相關(guān)權(quán)利進(jìn)行交易、登記、確權(quán)等管理活動(dòng)中形成的，反映權(quán)利人房屋自然狀況及土地使用狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種載體的文件材料。這些文件材料是房產(chǎn)行政管理法定職責(zé)的體現(xiàn)物，能合法的證明權(quán)利人與房屋上地之間權(quán)利關(guān)系的原始憑證，具有法律憑證價(jià)值。從而成為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)界定的有利存證，為實(shí)施產(chǎn)權(quán)管理和產(chǎn)權(quán)保護(hù)提供了可靠的法律保障。因此，做好房產(chǎn)檔案工作對(duì)穩(wěn)定社會(huì)，解決民事糾紛。明確產(chǎn)權(quán)具有現(xiàn)實(shí)意義，同時(shí)做好房產(chǎn)檔案工作為領(lǐng)導(dǎo)決策、研究房產(chǎn)政策，搞好房產(chǎn)管理。
二、房產(chǎn)檔案管理的方法
積極強(qiáng)化房產(chǎn)檔案機(jī)制，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)水平，創(chuàng)新舉措，為民解難。建立檔案人員崗位貴任理、保密等一系列規(guī)章制度，使管理工作有章可循。在日常的檔案管理工作中,工作人員嚴(yán)格按制度辦事，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，對(duì)不符合質(zhì)量要求的案卷退回重新整理，直至驗(yàn)收合格；及時(shí)完成檔案采集、整理、歸檔、上架工作，提高檔案利用效率，實(shí)現(xiàn)查檔資料立等可取；在優(yōu)質(zhì)服務(wù)上形成有人抓、有人管、有人幫的協(xié)作互助工作氛圍。
(一)數(shù)字化管理
為了適應(yīng)新形勢(shì)的房產(chǎn)檔案管理，切實(shí)保障權(quán)利人的合法權(quán)益，用數(shù)字化來(lái)進(jìn)行管理，使房產(chǎn)檔案的查詢方式，從原來(lái)的工作人員進(jìn)出庫(kù)房查閱實(shí)物案卷轉(zhuǎn)變到利用計(jì)算機(jī)直接查閱。工作效率、服務(wù)質(zhì)量、準(zhǔn)確性均得到了顯著提高，查詢?nèi)酥灰峁┠骋环N信息，很快就能查到權(quán)利人情況、交易情況、面積、房產(chǎn)來(lái)源、完稅情況、抵押情況、限制情況、交易情況等。通過(guò)地理信息系統(tǒng)定位查詢某棟樓外觀圖像，還可以查詢雙方當(dāng)事人辦理時(shí)的影像等全部檔案資料。
《二)信息化建設(shè)
進(jìn)行歷史檔案數(shù)字化加工及綜合管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作，如在房產(chǎn)圖文信息數(shù)據(jù)庫(kù)中增設(shè)檔案查閱登記，詳細(xì)規(guī)定并公示查閱檔案需提交的資料、流程等。內(nèi)部調(diào)用檔案時(shí)，工作人員根據(jù)授權(quán)直接通過(guò)房地產(chǎn)圖文信息管理系統(tǒng)查詢，根據(jù)所掌握的信息，可采用單向查詢、模糊查詢等多元化查詢方式。外部人員查閱房產(chǎn)檔案時(shí)，一律進(jìn)行查閱登記，提交有關(guān)證明材料，注明查閱事由、內(nèi)容、范圍等信息，獲得查檔許可后，通過(guò)檔案室的查檔數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)查閱調(diào)用，查檔人不直接接觸原始檔案，只能根據(jù)被授
權(quán)和范圍查閱相關(guān)房產(chǎn)信息，這樣可以延長(zhǎng)房產(chǎn)原始檔案的使用壽命，保證原始檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。
房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，使房產(chǎn)檔案在利用方式上發(fā)生了根本變化，不需要利用實(shí)物，不受任何時(shí)間、空間的限制，根據(jù)權(quán)限的不同可進(jìn)人檔案管理系統(tǒng)查詢所需要的信息，大大提高了檔案資源的有效利用，利用途徑也更加多樣化。通過(guò)網(wǎng)上查詢等方式，開(kāi)辟檔案業(yè)務(wù)的新渠道、新領(lǐng)域，將過(guò)去查詢?nèi)松祥T(mén)查檔的被動(dòng)服務(wù)，變?yōu)橹鲃?dòng)提供服務(wù)，使房產(chǎn)檔案管理和利用更加科學(xué)化。
(三）網(wǎng)絡(luò)制度
應(yīng)該完善檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度建設(shè)，修訂檔案崗位責(zé)任制及檔案管理崗位制度，如閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使利用工作有章可循。同時(shí)，要確保不泄密及文件的完好無(wú)損。各類(lèi)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。
三、房地產(chǎn)檔案的收集與整理
房地產(chǎn)檔案的收集、整理實(shí)行“誰(shuí)辦理誰(shuí)立卷，隨時(shí)辦結(jié)隨時(shí)整理歸檔”的原則。即按照各地房地產(chǎn)管理部門(mén)的內(nèi)部分工，各部門(mén)在工作中形成的已經(jīng)辦理完畢的應(yīng)歸檔材料，由該部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、立卷之后，定期移交給本單位檔案綜合管理部門(mén)
歸檔。
（一）歸檔的方法
1、分類(lèi)。按照“一案一卷或數(shù)卷”的原則，將不同案由的文件材料分成不同的案卷，每辦理一宗案(如進(jìn)行一次產(chǎn)權(quán)登記、辦理一次代管或托管等)所形成的材料立一個(gè)卷。
2、去釘取齊。
3、卷內(nèi)文件排列。
4、編制檔號(hào)。歸檔的每一份文件材料都要在首頁(yè)的上方空白處加蓋“檔號(hào)章”。
5、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。房地產(chǎn)檔案的卷內(nèi)文件目錄分固定式與非固定式兩種。
6、填寫(xiě)檔案袋封面項(xiàng)目和封底備考表。
7、裝袋人盒。
8，填寫(xiě)檔案盒封面和脊背項(xiàng)目。
（二）房地產(chǎn)檔案文件排列的原則
1、結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。
2、審批材料在前，申報(bào)材料在后。
3、外文材料，譯文在前，原文附后。
4、其他在辦案過(guò)程中形成的材料，按內(nèi)容的孟要程度或時(shí)間先后排列。
四、房地產(chǎn)檔案的保管與利用
(一)創(chuàng)造提供必要的條件
各房地產(chǎn)檔案保管部門(mén)要有適應(yīng)工作需要的檔案用房，要配備檔案箱柜和溫濕度調(diào)控設(shè)備和其他必要的設(shè)備;檔案庫(kù)房要符合防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防高溫、防蟲(chóng)鼠等要求，為檔案的安全保管和提供利用創(chuàng)造必要的條件。
(二)確保檔案安全
認(rèn)真做好檔案庫(kù)房管理工作，堅(jiān)持做好庫(kù)房的溫濕度記錄，定期進(jìn)行庫(kù)房的安全檢查，注意調(diào)節(jié)和控制庫(kù)房的溫濕度，確保檔案的安全。
(三)修補(bǔ)檔案
檔案人員要愛(ài)護(hù)檔案，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、蟲(chóng)蛀、褪色等現(xiàn)象時(shí)，要及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，并采取修補(bǔ)、復(fù)制等措施進(jìn)行搶救。
(四)用時(shí)要審批
各級(jí)房地產(chǎn)檔案管理部門(mén)保存的檔案均屬未開(kāi)放檔案，除本機(jī)關(guān)工作人員在業(yè)務(wù)中利用外，其他利用者如要查閱本人或其親屬以外的檔案材料，須履行一定的審批手續(xù)。
房產(chǎn)檔案是政府職能部門(mén)依照仲華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律規(guī)定，代表國(guó)家管理房地產(chǎn)在所有權(quán)及相關(guān)權(quán)利進(jìn)行交易、登記、確權(quán)等管理活動(dòng)中形成的，反映權(quán)利人房屋自然狀況及土地使用狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種載體的文件材料。這些文件材料是房產(chǎn)行政管理法定職責(zé)的體現(xiàn)物，能合法的證明權(quán)利人與房屋上地之間權(quán)利關(guān)系的原始憑證，具有法律憑證價(jià)值。從而成為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)界定的有利存證，為實(shí)施產(chǎn)權(quán)管理和產(chǎn)權(quán)保護(hù)提供了可靠的法律保障。因此，做好房產(chǎn)檔案工作對(duì)穩(wěn)定社會(huì)，解決民事糾紛。明確產(chǎn)權(quán)具有現(xiàn)實(shí)意義，同時(shí)做好房產(chǎn)檔案工作為領(lǐng)導(dǎo)決策、研究房產(chǎn)政策，搞好房產(chǎn)管理。
二、房產(chǎn)檔案管理的方法
積極強(qiáng)化房產(chǎn)檔案機(jī)制，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)水平，創(chuàng)新舉措，為民解難。建立檔案人員崗位貴任理、保密等一系列規(guī)章制度，使管理工作有章可循。在日常的檔案管理工作中,工作人員嚴(yán)格按制度辦事，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，對(duì)不符合質(zhì)量要求的案卷退回重新整理，直至驗(yàn)收合格；及時(shí)完成檔案采集、整理、歸檔、上架工作，提高檔案利用效率，實(shí)現(xiàn)查檔資料立等可取；在優(yōu)質(zhì)服務(wù)上形成有人抓、有人管、有人幫的協(xié)作互助工作氛圍。
(一)數(shù)字化管理
為了適應(yīng)新形勢(shì)的房產(chǎn)檔案管理，切實(shí)保障權(quán)利人的合法權(quán)益，用數(shù)字化來(lái)進(jìn)行管理，使房產(chǎn)檔案的查詢方式，從原來(lái)的工作人員進(jìn)出庫(kù)房查閱實(shí)物案卷轉(zhuǎn)變到利用計(jì)算機(jī)直接查閱。工作效率、服務(wù)質(zhì)量、準(zhǔn)確性均得到了顯著提高，查詢?nèi)酥灰峁┠骋环N信息，很快就能查到權(quán)利人情況、交易情況、面積、房產(chǎn)來(lái)源、完稅情況、抵押情況、限制情況、交易情況等。通過(guò)地理信息系統(tǒng)定位查詢某棟樓外觀圖像，還可以查詢雙方當(dāng)事人辦理時(shí)的影像等全部檔案資料。
《二)信息化建設(shè)
進(jìn)行歷史檔案數(shù)字化加工及綜合管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作，如在房產(chǎn)圖文信息數(shù)據(jù)庫(kù)中增設(shè)檔案查閱登記，詳細(xì)規(guī)定并公示查閱檔案需提交的資料、流程等。內(nèi)部調(diào)用檔案時(shí)，工作人員根據(jù)授權(quán)直接通過(guò)房地產(chǎn)圖文信息管理系統(tǒng)查詢，根據(jù)所掌握的信息，可采用單向查詢、模糊查詢等多元化查詢方式。外部人員查閱房產(chǎn)檔案時(shí)，一律進(jìn)行查閱登記，提交有關(guān)證明材料，注明查閱事由、內(nèi)容、范圍等信息，獲得查檔許可后，通過(guò)檔案室的查檔數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)查閱調(diào)用，查檔人不直接接觸原始檔案，只能根據(jù)被授
權(quán)和范圍查閱相關(guān)房產(chǎn)信息，這樣可以延長(zhǎng)房產(chǎn)原始檔案的使用壽命，保證原始檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。
房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，使房產(chǎn)檔案在利用方式上發(fā)生了根本變化，不需要利用實(shí)物，不受任何時(shí)間、空間的限制，根據(jù)權(quán)限的不同可進(jìn)人檔案管理系統(tǒng)查詢所需要的信息，大大提高了檔案資源的有效利用，利用途徑也更加多樣化。通過(guò)網(wǎng)上查詢等方式，開(kāi)辟檔案業(yè)務(wù)的新渠道、新領(lǐng)域，將過(guò)去查詢?nèi)松祥T(mén)查檔的被動(dòng)服務(wù)，變?yōu)橹鲃?dòng)提供服務(wù)，使房產(chǎn)檔案管理和利用更加科學(xué)化。
(三）網(wǎng)絡(luò)制度
應(yīng)該完善檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度建設(shè)，修訂檔案崗位責(zé)任制及檔案管理崗位制度，如閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使利用工作有章可循。同時(shí)，要確保不泄密及文件的完好無(wú)損。各類(lèi)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。
三、房地產(chǎn)檔案的收集與整理
房地產(chǎn)檔案的收集、整理實(shí)行“誰(shuí)辦理誰(shuí)立卷，隨時(shí)辦結(jié)隨時(shí)整理歸檔”的原則。即按照各地房地產(chǎn)管理部門(mén)的內(nèi)部分工，各部門(mén)在工作中形成的已經(jīng)辦理完畢的應(yīng)歸檔材料，由該部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、立卷之后，定期移交給本單位檔案綜合管理部門(mén)
歸檔。
（一）歸檔的方法
1、分類(lèi)。按照“一案一卷或數(shù)卷”的原則，將不同案由的文件材料分成不同的案卷，每辦理一宗案(如進(jìn)行一次產(chǎn)權(quán)登記、辦理一次代管或托管等)所形成的材料立一個(gè)卷。
2、去釘取齊。
3、卷內(nèi)文件排列。
4、編制檔號(hào)。歸檔的每一份文件材料都要在首頁(yè)的上方空白處加蓋“檔號(hào)章”。
5、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。房地產(chǎn)檔案的卷內(nèi)文件目錄分固定式與非固定式兩種。
6、填寫(xiě)檔案袋封面項(xiàng)目和封底備考表。
7、裝袋人盒。
8，填寫(xiě)檔案盒封面和脊背項(xiàng)目。
（二）房地產(chǎn)檔案文件排列的原則
1、結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。
2、審批材料在前，申報(bào)材料在后。
3、外文材料，譯文在前，原文附后。
4、其他在辦案過(guò)程中形成的材料，按內(nèi)容的孟要程度或時(shí)間先后排列。
四、房地產(chǎn)檔案的保管與利用
(一)創(chuàng)造提供必要的條件
各房地產(chǎn)檔案保管部門(mén)要有適應(yīng)工作需要的檔案用房，要配備檔案箱柜和溫濕度調(diào)控設(shè)備和其他必要的設(shè)備;檔案庫(kù)房要符合防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防高溫、防蟲(chóng)鼠等要求，為檔案的安全保管和提供利用創(chuàng)造必要的條件。
(二)確保檔案安全
認(rèn)真做好檔案庫(kù)房管理工作，堅(jiān)持做好庫(kù)房的溫濕度記錄，定期進(jìn)行庫(kù)房的安全檢查，注意調(diào)節(jié)和控制庫(kù)房的溫濕度，確保檔案的安全。
(三)修補(bǔ)檔案
檔案人員要愛(ài)護(hù)檔案，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、蟲(chóng)蛀、褪色等現(xiàn)象時(shí)，要及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，并采取修補(bǔ)、復(fù)制等措施進(jìn)行搶救。
(四)用時(shí)要審批
各級(jí)房地產(chǎn)檔案管理部門(mén)保存的檔案均屬未開(kāi)放檔案，除本機(jī)關(guān)工作人員在業(yè)務(wù)中利用外，其他利用者如要查閱本人或其親屬以外的檔案材料，須履行一定的審批手續(xù)。
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