淺談檔案信息化管理存在的問題及解決對策
2017-09-06 21:31:04 點擊：
檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新 思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與 檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。檔案信 息化包括以下幾層基本涵義：
1）檔案信息化的基本推動力量是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣 泛運用。
2）檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)是提高檔案工作現(xiàn)代化水平和 確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架。
3）在檔案信息化建設(shè)過程 中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法。由于信息技術(shù)在檔 案管理的運用，新的檔案管理理論與方法、原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系 列檔案學(xué)基本理論從未遇到的新問題。
4）檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是 實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。人類推進信息化進程的理想目標(biāo)是建立良 好信息基礎(chǔ)實施的前提下，實現(xiàn)信息的公開（特別是政府信息的公開）與 信息利用中的社會公平。
1 檔案信息化管理存在的問題
1.1 思想觀念滯后的問題。習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工工作，對檔案信息化的重 要性認(rèn)識不足；認(rèn)為實現(xiàn)檔案信息化是遙遠的事，可有可無；在目前應(yīng)用 水平不高的情況下，使用微機是高投入、低產(chǎn)出，得不償失；有的對實現(xiàn) 檔案信息化能提高工作效率還持懷疑態(tài)度。因此，要加快實現(xiàn)檔案信息 化，就必須走出這些思想觀念上的誤區(qū)。
1.2 人員素質(zhì)問題。由于檔案工作信息化技術(shù)性強，要求專業(yè)技術(shù)人員 必須掌握檔案業(yè)務(wù)的信息技術(shù)。我們的檔案專業(yè)干部中很大一部分工作 者還不能既熟悉檔案業(yè)務(wù)又熟練掌握計算機、掌握信息技術(shù)。因此，提高 全行業(yè)干部素質(zhì)是當(dāng)務(wù)之急。
1.3 信息化資金投入問題。檔案信息化需要大量的資金投入。目前在投 入方面遠不到位，與業(yè)務(wù)發(fā)展仍不相適應(yīng)。如何解決好當(dāng)前利益和長遠 利益的關(guān)系，是擺在決策者面前的一大難題，雖然實現(xiàn)信息化是檔案事 業(yè)的必然選擇。
2 解決檔案信息化管理的對策
2.1 切實轉(zhuǎn)變觀念，以信息學(xué)的基本理論改造我們的頭腦并引導(dǎo)人們 對檔案信息的認(rèn)識，樹立科學(xué)的檔案信息觀，從而為檔案信息化營造相 宜的內(nèi)外環(huán)境，重視發(fā)展和掌握信息化檔案技術(shù)，不失時機地利用信息 技術(shù)武裝自己，開拓新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，培養(yǎng)新的功能。我們必須充分認(rèn)識檔 案信息化是一個功在當(dāng)代，利在千秋的龐大的系統(tǒng)工程。要增強緊迫感， 盡早地投入到這一跨世紀(jì)的宏偉工程中去。
2.2 加強人員培訓(xùn)，注重復(fù)合型人才培養(yǎng)。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開高素 質(zhì)的干部隊伍。要加快實現(xiàn)信息化，需要加快培養(yǎng)造就一大批既懂檔案 業(yè)務(wù)，又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才�！叭瞬畔刃小笔羌涌鞕n案信息化進程 的前提的工作：第一，加強計算機專業(yè)技術(shù)人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案信 息化是為檔案業(yè)務(wù)服務(wù)的。作為計算機專業(yè)技術(shù)人員，對各種檔案業(yè)務(wù) 的熟悉程度如何，決定著檔案信息化軟件開發(fā)和應(yīng)用質(zhì)量的高低。當(dāng)計 算機應(yīng)用發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)化和決策輔助階段時，怎樣使檔案管理科學(xué)化、調(diào) 度有序化、傳遞信息規(guī)范化、提供檢索快捷化、操作手段簡單化，將取決 于程序開發(fā)者對檔案業(yè)務(wù)的了解程度。第二，加強計算機等信息技術(shù)使 用者的素質(zhì)培養(yǎng)。應(yīng)該將業(yè)務(wù)培訓(xùn)和上崗考核結(jié)合起來，盡快造就一批 既懂檔案業(yè)務(wù)，又懂技術(shù)信息的復(fù)合型人才。此外，還要提高計算機應(yīng)用 管理者的管理水平，使每項規(guī)章制度落到實處，使各種設(shè)備運轉(zhuǎn)良好。
2.3 加強資金投入，搞好基礎(chǔ)實施建設(shè)，保證必要的政策和資金支持。 盡快實現(xiàn)辦公自動化和信息化，改變面貌，推動檔案事業(yè)持續(xù)、快速、健 康發(fā)展。這幾年來，我們檔案系統(tǒng)的計算機應(yīng)用，雖然花費了不少的力 氣，但是許多人不懂得，也不去研究 “數(shù)據(jù)環(huán)境”這個重要問題，所以總是 跳不過“起步階段”，基本上在應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的環(huán)境中轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去。所以檔案 系統(tǒng)的計算機應(yīng)用其使用功能和技術(shù)水平基本上大同小異。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)與核心和其他系統(tǒng)的信息化建設(shè)一樣，也是數(shù)據(jù)集成。因此， 當(dāng)前檔案系統(tǒng)首要的任務(wù)就是改造以數(shù)據(jù)文件和應(yīng)用數(shù)據(jù)庫為主的、混 亂的、低檔次的數(shù)據(jù)環(huán)境，建成主題數(shù)據(jù)庫和信息檢索系統(tǒng)這樣高檔次 的數(shù)據(jù)環(huán)境。
2.4 檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化工作，既是當(dāng)務(wù)之急又是長遠之計。抓住了這個關(guān) 鍵問題，就會使長期困擾我們的檔案處理工作與計算機應(yīng)用找到正確的 切入點，從而更快更好地為計算機創(chuàng)造一個完美的數(shù)據(jù)環(huán)境。無論是決 策層的領(lǐng)導(dǎo)還是作業(yè)層的工作人員，都必須時時把檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理 工作落到實處。在決策層的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)具有較大的統(tǒng)一協(xié)調(diào)權(quán)力，按照系統(tǒng) 總體規(guī)劃的原則指揮和控制，從而使一個檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)環(huán)境建有相當(dāng) 大的權(quán)威性。在工作層的數(shù)據(jù)管理人員，要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)數(shù)據(jù) 庫和其他數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的開發(fā)、管理和監(jiān)督他人實施數(shù)據(jù)環(huán)境的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī) 范化。使檔案信息數(shù)據(jù)存儲的冗余度最小而且具有最大的兼容性。目前， 在檔案信息化這方面的工作還很不夠。必須特別重視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn) 化管理人員的任用，我們的檔案信息數(shù)據(jù)環(huán)境才會從根本上改變目前不 良的狀況。
3 對檔案信息化管理的幾點建議
3.1 有必要明確檔案信息化的最終目的。在檔案信息化的就是過程中， 一定要認(rèn)準(zhǔn) “信息服務(wù)社會”的準(zhǔn)則。所有檔案的信息化工作，都是為了 能夠?qū)⒋罅康臋n案數(shù)據(jù)進行有效的存儲并且得到快捷的管理，最后能夠 在一個良好的數(shù)據(jù)環(huán)境中很方便的提供查詢和統(tǒng)計分析，從而能夠為社 會的各項運作提供決策參考。
3.2 增強檔案信息化建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感，建設(shè)一支適應(yīng)檔案信息 化發(fā)展的干部隊伍。加強檔案信息化建設(shè)，是一項重大而艱巨的任務(wù)。要 實現(xiàn)我們的奮斗目標(biāo)，就必須進一步深刻認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要 性，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)對檔案事業(yè)的假定推動作用，增強我們加快 檔案信息化建設(shè)步伐的緊迫感和責(zé)任感，通過我們的努力，切實把檔案 信息化建設(shè)工作抓實、抓緊、抓好。同時，要加強對各級層檔案人員的檔 案管理新技術(shù)、新方法和新信息等基礎(chǔ)知識的普及和培訓(xùn)，更新檔案干 部隊伍的知識結(jié)構(gòu)，提高檔案工作者的信息化整體水平。還要轉(zhuǎn)變觀念， 在努力提高管理人員計算機和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力，積極接收計算機專業(yè)畢業(yè) 生的同時，還可廣泛借助社會力量，從社會上聘請技術(shù)人才�？傊覀� 需要通過多種途徑滿足信息化建設(shè)的人才需求。
3.3 制定標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)和軟件，為檔案信息化建設(shè)奠定有利基礎(chǔ)。檔 案信息化建設(shè)必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、統(tǒng)一 的軟件程序、統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的工作規(guī)程，才能建立起上下成線、 縱橫成網(wǎng)、信息資源高度共享的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)。為此，首先要堅持全局 的觀念。其次盡快制定出既符合檔案信息化規(guī)律，又適用于我國實際的 技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，盡快推廣應(yīng)用符合檔案部門業(yè)務(wù)工作實際的應(yīng)用軟 件。這樣才能解決館室之間、館與館之間信息的交流問題，才能實現(xiàn)檔案 信息資源的互聯(lián)互通，才能穩(wěn)定推進我國檔案信息化建設(shè)的進程。
3.4 抓好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，盡快建立檔案信息資源數(shù)據(jù) 庫。檔案業(yè)務(wù)工作信息化的前提是建立起資源配置合理、特色突出、利用 方便的檔案信息數(shù)據(jù)庫。把館藏檔案信息深入開發(fā)，廣泛開展檔案的文 件級著錄標(biāo)引并錄入微機，實現(xiàn)檔案由實體管理向信息管理轉(zhuǎn)變。此外， 因檔案具有保密性和機要性，除保證網(wǎng)絡(luò)安全外，還要保證檔案信息前 處理工作及外聘人員的安全問題。爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，逐步加大信息化基礎(chǔ) 設(shè)施投入，以保證檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。
1）檔案信息化的基本推動力量是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣 泛運用。
2）檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)是提高檔案工作現(xiàn)代化水平和 確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架。
3）在檔案信息化建設(shè)過程 中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法。由于信息技術(shù)在檔 案管理的運用，新的檔案管理理論與方法、原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系 列檔案學(xué)基本理論從未遇到的新問題。
4）檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是 實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。人類推進信息化進程的理想目標(biāo)是建立良 好信息基礎(chǔ)實施的前提下，實現(xiàn)信息的公開（特別是政府信息的公開）與 信息利用中的社會公平。
1 檔案信息化管理存在的問題
1.1 思想觀念滯后的問題。習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工工作，對檔案信息化的重 要性認(rèn)識不足；認(rèn)為實現(xiàn)檔案信息化是遙遠的事，可有可無；在目前應(yīng)用 水平不高的情況下，使用微機是高投入、低產(chǎn)出，得不償失；有的對實現(xiàn) 檔案信息化能提高工作效率還持懷疑態(tài)度。因此，要加快實現(xiàn)檔案信息 化，就必須走出這些思想觀念上的誤區(qū)。
1.2 人員素質(zhì)問題。由于檔案工作信息化技術(shù)性強，要求專業(yè)技術(shù)人員 必須掌握檔案業(yè)務(wù)的信息技術(shù)。我們的檔案專業(yè)干部中很大一部分工作 者還不能既熟悉檔案業(yè)務(wù)又熟練掌握計算機、掌握信息技術(shù)。因此，提高 全行業(yè)干部素質(zhì)是當(dāng)務(wù)之急。
1.3 信息化資金投入問題。檔案信息化需要大量的資金投入。目前在投 入方面遠不到位，與業(yè)務(wù)發(fā)展仍不相適應(yīng)。如何解決好當(dāng)前利益和長遠 利益的關(guān)系，是擺在決策者面前的一大難題，雖然實現(xiàn)信息化是檔案事 業(yè)的必然選擇。
2 解決檔案信息化管理的對策
2.1 切實轉(zhuǎn)變觀念，以信息學(xué)的基本理論改造我們的頭腦并引導(dǎo)人們 對檔案信息的認(rèn)識，樹立科學(xué)的檔案信息觀，從而為檔案信息化營造相 宜的內(nèi)外環(huán)境，重視發(fā)展和掌握信息化檔案技術(shù)，不失時機地利用信息 技術(shù)武裝自己，開拓新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，培養(yǎng)新的功能。我們必須充分認(rèn)識檔 案信息化是一個功在當(dāng)代，利在千秋的龐大的系統(tǒng)工程。要增強緊迫感， 盡早地投入到這一跨世紀(jì)的宏偉工程中去。
2.2 加強人員培訓(xùn)，注重復(fù)合型人才培養(yǎng)。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開高素 質(zhì)的干部隊伍。要加快實現(xiàn)信息化，需要加快培養(yǎng)造就一大批既懂檔案 業(yè)務(wù)，又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才�！叭瞬畔刃小笔羌涌鞕n案信息化進程 的前提的工作：第一，加強計算機專業(yè)技術(shù)人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案信 息化是為檔案業(yè)務(wù)服務(wù)的。作為計算機專業(yè)技術(shù)人員，對各種檔案業(yè)務(wù) 的熟悉程度如何，決定著檔案信息化軟件開發(fā)和應(yīng)用質(zhì)量的高低。當(dāng)計 算機應(yīng)用發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)化和決策輔助階段時，怎樣使檔案管理科學(xué)化、調(diào) 度有序化、傳遞信息規(guī)范化、提供檢索快捷化、操作手段簡單化，將取決 于程序開發(fā)者對檔案業(yè)務(wù)的了解程度。第二，加強計算機等信息技術(shù)使 用者的素質(zhì)培養(yǎng)。應(yīng)該將業(yè)務(wù)培訓(xùn)和上崗考核結(jié)合起來，盡快造就一批 既懂檔案業(yè)務(wù)，又懂技術(shù)信息的復(fù)合型人才。此外，還要提高計算機應(yīng)用 管理者的管理水平，使每項規(guī)章制度落到實處，使各種設(shè)備運轉(zhuǎn)良好。
2.3 加強資金投入，搞好基礎(chǔ)實施建設(shè)，保證必要的政策和資金支持。 盡快實現(xiàn)辦公自動化和信息化，改變面貌，推動檔案事業(yè)持續(xù)、快速、健 康發(fā)展。這幾年來，我們檔案系統(tǒng)的計算機應(yīng)用，雖然花費了不少的力 氣，但是許多人不懂得，也不去研究 “數(shù)據(jù)環(huán)境”這個重要問題，所以總是 跳不過“起步階段”，基本上在應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的環(huán)境中轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去。所以檔案 系統(tǒng)的計算機應(yīng)用其使用功能和技術(shù)水平基本上大同小異。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)與核心和其他系統(tǒng)的信息化建設(shè)一樣，也是數(shù)據(jù)集成。因此， 當(dāng)前檔案系統(tǒng)首要的任務(wù)就是改造以數(shù)據(jù)文件和應(yīng)用數(shù)據(jù)庫為主的、混 亂的、低檔次的數(shù)據(jù)環(huán)境，建成主題數(shù)據(jù)庫和信息檢索系統(tǒng)這樣高檔次 的數(shù)據(jù)環(huán)境。
2.4 檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化工作，既是當(dāng)務(wù)之急又是長遠之計。抓住了這個關(guān) 鍵問題，就會使長期困擾我們的檔案處理工作與計算機應(yīng)用找到正確的 切入點，從而更快更好地為計算機創(chuàng)造一個完美的數(shù)據(jù)環(huán)境。無論是決 策層的領(lǐng)導(dǎo)還是作業(yè)層的工作人員，都必須時時把檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理 工作落到實處。在決策層的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)具有較大的統(tǒng)一協(xié)調(diào)權(quán)力，按照系統(tǒng) 總體規(guī)劃的原則指揮和控制，從而使一個檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)環(huán)境建有相當(dāng) 大的權(quán)威性。在工作層的數(shù)據(jù)管理人員，要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)數(shù)據(jù) 庫和其他數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的開發(fā)、管理和監(jiān)督他人實施數(shù)據(jù)環(huán)境的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī) 范化。使檔案信息數(shù)據(jù)存儲的冗余度最小而且具有最大的兼容性。目前， 在檔案信息化這方面的工作還很不夠。必須特別重視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn) 化管理人員的任用，我們的檔案信息數(shù)據(jù)環(huán)境才會從根本上改變目前不 良的狀況。
3 對檔案信息化管理的幾點建議
3.1 有必要明確檔案信息化的最終目的。在檔案信息化的就是過程中， 一定要認(rèn)準(zhǔn) “信息服務(wù)社會”的準(zhǔn)則。所有檔案的信息化工作，都是為了 能夠?qū)⒋罅康臋n案數(shù)據(jù)進行有效的存儲并且得到快捷的管理，最后能夠 在一個良好的數(shù)據(jù)環(huán)境中很方便的提供查詢和統(tǒng)計分析，從而能夠為社 會的各項運作提供決策參考。
3.2 增強檔案信息化建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感，建設(shè)一支適應(yīng)檔案信息 化發(fā)展的干部隊伍。加強檔案信息化建設(shè)，是一項重大而艱巨的任務(wù)。要 實現(xiàn)我們的奮斗目標(biāo)，就必須進一步深刻認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要 性，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)對檔案事業(yè)的假定推動作用，增強我們加快 檔案信息化建設(shè)步伐的緊迫感和責(zé)任感，通過我們的努力，切實把檔案 信息化建設(shè)工作抓實、抓緊、抓好。同時，要加強對各級層檔案人員的檔 案管理新技術(shù)、新方法和新信息等基礎(chǔ)知識的普及和培訓(xùn)，更新檔案干 部隊伍的知識結(jié)構(gòu)，提高檔案工作者的信息化整體水平。還要轉(zhuǎn)變觀念， 在努力提高管理人員計算機和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力，積極接收計算機專業(yè)畢業(yè) 生的同時，還可廣泛借助社會力量，從社會上聘請技術(shù)人才�？傊覀� 需要通過多種途徑滿足信息化建設(shè)的人才需求。
3.3 制定標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)和軟件，為檔案信息化建設(shè)奠定有利基礎(chǔ)。檔 案信息化建設(shè)必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、統(tǒng)一 的軟件程序、統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的工作規(guī)程，才能建立起上下成線、 縱橫成網(wǎng)、信息資源高度共享的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)。為此，首先要堅持全局 的觀念。其次盡快制定出既符合檔案信息化規(guī)律，又適用于我國實際的 技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，盡快推廣應(yīng)用符合檔案部門業(yè)務(wù)工作實際的應(yīng)用軟 件。這樣才能解決館室之間、館與館之間信息的交流問題，才能實現(xiàn)檔案 信息資源的互聯(lián)互通，才能穩(wěn)定推進我國檔案信息化建設(shè)的進程。
3.4 抓好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，盡快建立檔案信息資源數(shù)據(jù) 庫。檔案業(yè)務(wù)工作信息化的前提是建立起資源配置合理、特色突出、利用 方便的檔案信息數(shù)據(jù)庫。把館藏檔案信息深入開發(fā)，廣泛開展檔案的文 件級著錄標(biāo)引并錄入微機，實現(xiàn)檔案由實體管理向信息管理轉(zhuǎn)變。此外， 因檔案具有保密性和機要性，除保證網(wǎng)絡(luò)安全外，還要保證檔案信息前 處理工作及外聘人員的安全問題。爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，逐步加大信息化基礎(chǔ) 設(shè)施投入，以保證檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。
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