如何選購檔案管理軟件
隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化技術(shù)日益成熟，名目繁多的檔案管理軟件被相繼推出。這為檔案部門在檔案管理軟件選擇上提供了較大的空間，同時也容易造成檔案部門在選擇中的猶豫不定。上文中提到的“究竟應(yīng)該怎樣選購軟件，我們一點底都沒有”就說明了這一點。因蘭臺蜂僅提到他所在的檔案館要購置一套檔案管理軟件，但沒有說明具體的情況，筆者只能就如何選購檔案管理軟件提供一些思路。
1 做好需求分析。在選擇檔案管理軟件前必須先弄清楚本單位實際情況和自己工作需要。如是否需要檔案管理軟件？為什么需要？現(xiàn)有的軟、硬件條件能否支持檔案管理軟件的正常運(yùn)行？通過檔案管理軟件的使用想達(dá)到什么樣的效果等。不清楚這些，其選擇將是盲目和無效的。單位性質(zhì)、經(jīng)濟(jì)狀況、檔案數(shù)量、館藏結(jié)構(gòu)的差異，影響其對檔案管理軟件的需求。如有的檔案部門擬同時建設(shè)電子文件中心和數(shù)字檔案館，那么其對檔案管理軟件功能的要求就比較全面；有的只是想實現(xiàn)館藏檔案目錄的數(shù)字化檢索，其要求就比較簡單。再如，有的檔案部門原來已在單機(jī)版軟件中輸入了數(shù)萬條的目錄數(shù)據(jù)，現(xiàn)在要更新軟件，那就必須考慮這些數(shù)據(jù)的遷移等問題。沒有絕對通用的檔案管理軟件，必須明白自己的需要并清楚地向軟件商表達(dá)，才能選購到滿意的軟件。
2 檔案管理軟件要與硬件環(huán)境配置相兼容。檔案管理軟件的使用必須依賴于相應(yīng)的硬件環(huán)境，不同的軟件對硬件配置的要求不同。購置軟件時應(yīng)當(dāng)先摸清現(xiàn)有硬件配置情況然后再選擇軟件，所選軟件的運(yùn)行要求不能高于硬件配置，否則所購置的軟件可能無法運(yùn)行。硬件環(huán)境不僅僅只是計算機(jī)，還包括服務(wù)器、防火墻、數(shù)據(jù)庫等。如為了確保檔案數(shù)據(jù)的安全，網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件在數(shù)據(jù)安全方面必須實現(xiàn)兩個服務(wù)器的物理隔離，這就要求配置相關(guān)的安全設(shè)備。
3 檔案管理管理軟件的性能要符合要求。檔案管理軟件的核心是在檔案業(yè)務(wù)而不是技術(shù)，采用新的技術(shù)固然好，但開發(fā)技術(shù)本身絕對不能代表軟件的核心價值。選購檔案管理軟件，首先應(yīng)分析該軟件是否符合國家檔案局頒布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《電子文件歸檔管理辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》及《檔案著錄規(guī)則》等法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，尤其是涉及到電子文件歸檔、移交、網(wǎng)絡(luò)資源共享、目錄中心建設(shè)的地區(qū)、部門和單位，必須使用符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案管理軟件。第二，要分析其功能是否齊全，是否具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，能否涵蓋本單位的所有業(yè)務(wù)，能否實現(xiàn)本單位信息化建設(shè)的各項目標(biāo)等。第三，該軟件必須性能穩(wěn)定、操作簡單，既要確保數(shù)據(jù)安全，又要體現(xiàn)人性化設(shè)計，便于操作。第四，該軟件的設(shè)計應(yīng)遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實用”的原則，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代的需要，保持技術(shù)先進(jìn)。第五，一般要選購經(jīng)有關(guān)部門檢測，性能穩(wěn)定可*的軟件。
4 選擇可*的軟件開發(fā)、服務(wù)商。在選擇軟件的同時，應(yīng)了解軟件開發(fā)、服務(wù)商的信譽(yù)情況。因為軟件不同于一般的商品，購買單位對其使用必須有一個了解掌握的過程，且每個使用單位都有自己的特殊性，需對軟件功能進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，才能使其更好地發(fā)揮作用。因此，軟件開發(fā)、服務(wù)商服務(wù)質(zhì)量的好壞，將影響檔案管理軟件功能的實現(xiàn)。軟件開發(fā)、服務(wù)商的服務(wù)主要包括售前服務(wù)、 售中服務(wù)、售后服務(wù)。從實際情況來看，各軟件公司的服務(wù)質(zhì)量差異很大。有的公司服務(wù)工作做得較好，能及時解決使用中出現(xiàn)的一些問題；但有的公司售后服務(wù)不盡人意，一旦購買了軟件，對用戶在使用中出現(xiàn)的問題或提出的合理要求，不僅不能及時給以解決和滿足，還以種種理由推脫，造成使用單位難以正常使用該軟件的情況。因此，建議該檔案館在購置檔案管理軟件之前，要對軟件開發(fā)、服務(wù)商進(jìn)行考察，了解其以往的信譽(yù)，看其是否有較強(qiáng)技術(shù)實力，能否提供良好的售后維護(hù)、具備各種老軟件數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換服務(wù)和軟件完善升級的后繼力量，等等。通過比較，選擇可*的軟件開發(fā)、服務(wù)商。
5 性價比要合理。在質(zhì)量和服務(wù)都有保障的情況下，我們應(yīng)該追求低價格。但在此我們還應(yīng)強(qiáng)調(diào)，如果買來沒用，再便宜也是浪費(fèi)。
最后，在決定購買某一檔案管理軟件后，一定要抓緊時間進(jìn)行測試。一般軟件購入后，軟件開發(fā)、服務(wù)商給客戶有3—6個月的試用期限。在此期間，檔案管理人員應(yīng)盡快熟悉和掌握該軟件的使用方法，對軟件的各種功能進(jìn)行試用，錄入本單位一定量的已歸檔和未歸檔的檔案信息，并進(jìn)行實際操作，發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出本單位在使用該軟件中的一些特殊要求，讓軟件開發(fā)、服務(wù)商予以及時解決。
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